La gestion d’un bien locatif est un défi tel quel, mais le suivi de l’entretien prend beaucoup de temps. En conséquence, les locataires doivent suivre de nombreux facteurs, y compris les logements locatifs et les réparations, afin que leurs locataires puissent vivre dans une propriété sûre et propre.
Malheureusement, certaines réparations d’entretien peuvent être coûteuses, surtout lorsqu’elles deviennent incontrôlables en raison d’une négligence. En plus de cela, certaines de ces demandes peuvent arriver sans avertissement et de manière urgente, vous devez donc être prêt à y faire face.
Si vous êtes un locataire essayant de garder votre propriété sans tracas, il existe un guide étape par étape que vous pouvez suivre pour vous assurer que vos locataires ne se sentent pas dépassés par la procédure de maintenance.
Créer une routine de contour
L’étape la plus cruciale de vos demandes de maintenance consiste à créer une routine détaillée dans laquelle vous devez inclure des éléments tels que :
- Comment les locataires peuvent soumettre des demandes de maintenance – Vos locataires sont censés savoir comment vous contacter pour vous soumettre des demandes de maintenance, notamment urgentes. Cela dit, quel que soit le système que vous choisissez, il devrait fonctionner efficacement pour les deux parties, quelles que soient les demandes.
- Combien de temps vous faut-il pour répondre aux demandes – Lors de la création d’un aperçu, il est important de considérer le temps nécessaire pour confirmer la demande de votre locataire. Gérer l’entretien de la propriété signifie que vous devez être communicatif et fixer un délai standard. Par exemple, vous pouvez décider de confirmer leurs demandes dans les 1 à 2 jours suivant leur soumission.
- Combien de temps faut-il pour remplir la demande – En plus de fixer une date limite pour confirmer la soumission, vous devez également décider du temps nécessaire pour remplir la demande de maintenance. Habituellement, la plupart des locataires prennent jusqu’à sept jours pour réparer une réparation.
- Combien de temps faut-il attendre avant d’effectuer la demande – En tant que locataire, vous devez vous assurer que le problème de maintenance ne persiste pas. C’est pourquoi il est essentiel de décider quand et comment faire un suivi auprès de votre locataire après les réparations.
L’une des principales raisons pour lesquelles vous devriez créer une routine complète pour vos locataires est que vous voulez qu’ils se sentent en sécurité dans votre propriété. Cependant, selon les statistiques, plus de 40 % des locataires ont manifesté leur insatisfaction vis-à-vis de l’entretien locatif, en particulier pour les problèmes urgents. Donc, si vous voulez éviter de telles situations désagréables, il est préférable de communiquer avec vos locataires car le processus de réparation se déroule plus facilement.
Créer un système de suivi de la maintenance
Une fois que vous avez créé le plan de vos demandes de maintenance, il est temps de créer un système de suivi de maintenance standardisé, afin que vos locataires puissent signaler leurs problèmes à tout moment. Il s’agit d’un élément essentiel de votre procédure de maintenance, car il évite que de tels problèmes ne surviennent et ne se transforment en problèmes plus importants et plus coûteux.
De plus, un système de suivi de la maintenance présente de nombreux avantages et peut vous aider à :
- Standardisez les demandes de maintenance : La création d’une méthode efficace et simple permettant à vos locataires de signaler tout inconvénient concernant la propriété rend le processus plus fluide pour vous deux.
- Suivez les notifications : Si vous êtes un locataire occupé ou si vous avez de nombreuses propriétés à gérer, il est facile d’oublier les problèmes d’entretien urgents ou non urgents. Cependant, un système de suivi peut aider à suivre les demandes en vous permettant de recevoir des notifications et de les traiter dans les délais.
- Gardez une trace des unités que vous devez visiter : Certaines unités ont besoin de réparations et d’entretien urgents, vous devez donc rester organisé et prêt à effectuer des réparations à l’avenir. En outre, cela vous aide à décider si votre locataire endommage davantage la propriété ou non.
- Gardez une trace des coûts : Le coût de vos dépenses d’entretien peut être inférieur ou supérieur à ce que vous imaginiez. Un système de suivi peut vous aider à suivre chaque réparation, afin que vous sachiez combien vous avez dépensé et que vous prépariez un budget pour les demandes futures.
De nos jours, la technologie rend tout plus facile pour tout le monde, et les locataires ne font pas exception. Par exemple, vous pouvez utiliser des applications telles que Rentberry pour percevoir votre loyer en ligne et éviter les tracas liés aux visites mensuelles à la banque ou à votre locataire. De même, certaines applications peuvent faciliter votre procédure de système de suivi de la maintenance, telles que :
- Boucle de porte
- Propriétaire
- Rentec Direct
- Studio du propriétaire
- Gestionnaire de loyer
Répondre aux demandes de maintenance en temps opportun
Lorsque vous établissez un système de suivi de maintenance décent, certaines choses peuvent devenir plus faciles à contrôler. Quelle que soit la demande de réparation, il est de votre responsabilité d’y répondre de manière appropriée et en temps opportun.
Cependant, les locataires occupés ont du mal à traiter toutes les demandes de maintenance en même temps. En fait, pour plus de 61 % des locataires, l’entretien est un aspect écrasant de leur travail, principalement parce qu’ils se sentent obligés de répondre et de s’occuper des réparations.
Cependant, quelle que soit la gravité du problème, vous devez faire savoir à vos locataires que vous faites face au problème pour qu’ils fassent partie de la boucle. Que vous décidiez de réparer vous-même le problème ou d’engager quelqu’un, assurez-vous que vos locataires connaissent le problème, ce qui a été résolu et s’ils ont besoin d’en savoir plus à ce sujet.
Décidez si vous voulez résoudre le problème vous-même ou embaucher un entrepreneur
Recevoir une demande de maintenance n’est pas le pire. Décider qui doit résoudre le problème est un autre aspect auquel vous devez soigneusement réfléchir. Si vous aimez les travaux de maintenance et que vous voulez vous mettre au défi, cela ne semble pas si mal, mais ce n’est pas toujours la meilleure stratégie.
Cela dit, il y a des questions que vous devez vous poser, telles que Avez-vous le temps ou le coût des matériaux en vaut-il la peine ? Sans oublier que si vous n’êtes pas certifié pour effectuer les réparations d’entretien, il vaut mieux laisser faire les professionnels.
Dans la plupart des cas, il est conseillé d’engager un entrepreneur pour réparer vos réparations, principalement parce qu’il sait comment résoudre le problème en un rien de temps. Cependant, vous devez également communiquer avec votre entrepreneur et votre locataire en même temps, afin qu’ils soient tous sur la même longueur d’onde sur ce qui doit être fait et quand ils effectueront ces réparations.
Tenez compte de votre budget pour les demandes de maintenance
En plus de suivre les demandes de maintenance, vous devez également avoir un plan de match financier qui vous permet de vous préparer aux réparations actuelles et futures. Habituellement, la plupart des locataires s’appuient sur trois types de règles d’entretien :
- Règle des 50 % : Fractionnez vos revenus de location mensuellement pour les réparations, l’assurance, l’entretien et d’autres frais.
- Règle du 1 % : L’entretien coûte environ 1% de la valeur de la propriété par an. Par exemple, si la valeur de la propriété est de 350 000 $, l’entretien coûtera environ 3 500 $.
- Règle de pieds carrés : Lorsque vous considérez les coûts d’entretien annuels, vous pouvez mettre de côté 1 $ par pied carré. Par exemple, une propriété de 2 500 pieds carrés nécessite des coûts de 2 500 $ par an.
Bien que ces règles ne soient pas infaillibles, elles peuvent vous aider à vous préparer aux futurs coûts d’entretien de votre propriété. Vous pouvez commencer par budgétiser et mettre de côté des fonds à l’avance, au cas où quelque chose d’inattendu se produirait.
